A transição de sistemas já consolidados, quando exige investimentos e mudanças culturais, dificilmente é bem aceita por todos os envolvidos. É comum que ao menos um grupo manifeste contrariedade, seja por conta da elevação de custos ou das dificuldades de adaptação, argumentos que passam longe da abrangente reestruturação nas operações de compra e venda promovida pela Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e).

Trazendo agilidade e reduzindo a burocracia na emissão de notas fiscais, a NFC-e, lançada nacionalmente em 18 de novembro, está baseada na transmissão em tempo real dos documentos para as secretarias da Fazenda (Sefaz) dos estados que já estão colocando o projeto em prática. “O primeiro benefício é o da cidadania, que fica fortalecida, porque o consumidor vê que a sua nota está na base de dados da Sefaz, pode consultá-la, interagir com a secretaria e até fazer denúncias”, destaca o auditor fiscal Luiz Dias de Alencar Neto, líder do projeto NFC-e do Amazonas, um dos estados pioneiros na implantação.

Para os órgãos públicos, a agilidade na transmissão das notas auxilia no controle dos registros fiscais. Neto lembra que a mudança em si não pode acabar com a sonegação, mas fomentar estratégias de combate mais eficientes, pautadas no uso das informações que serão disponibilizadas de forma mais instantânea. “É um grande passo nesse caminho. Assim, estamos combatendo a concorrência desleal, que é sempre uma pauta dos empresários, e a informatização completa também facilita a vida dos contribuintes e evita a sonegação”, sintetiza o secretário da Fazenda do Rio Grande do Sul (Sefaz-RS), Odir Tonollier.

No Estado, as empresas podem aderir ao novo modelo voluntariamente, explica o subsecretário da Sefaz-RS, Ricardo Neves Pereira. “É o início do processo de massificação, e as empresas têm a possibilidade de aderir.” O subsecretário destaca que, além da redução de custos, as companhias que participaram do projeto piloto da NFC-e destacam a oportunidade de aprimorar práticas do varejo com o redesenho do processo de venda. A partir do ano que vem, o Rio Grande do Sul inicia um processo de mudança obrigatória, mas gradativa. “Temos esse cuidado para não impor para as empresas uma mudança radical, porque temos esse processo atual já implantado”, destaca Pereira.

Amazonas autorizou 300 mil notas

A primeira NFC-e foi emitida no Amazonas, estado que tem, atualmente, 430 empresas adequadas ao novo modelo e mais de 300 mil notas autorizadas. Luiz Dias de Alencar Neto, líder do projeto NFC-e no estado, lembra que o processo de implantação foi iniciado em 2011 como um chamado aos estados brasileiros para estudarem a possibilidade de disponibilizar para os consumidores um documento fiscal nos mesmos moldes da já consolidada Nota Fiscal Eletrônica, emitida entre empresas. “A gente se propôs a esse desafio desde o início. Nós sabíamos que esse era o caminho do futuro e, além disso, não podíamos mais conviver com custos com equipamentos fiscais e com tanta burocracia”, revela. 

Dois anos depois, Neto avalia que os resultados superaram as expectativas. “Desde junho deste ano, abrimos o ambiente para que os contribuintes ingressassem de forma voluntária. A partir de março de 2014, iniciamos a fase de massificação, exigindo adesão das empresas”, explica. Atualmente, a Sefaz do Amazonas disponibiliza o ambiente para companhias de qualquer estado fazerem o teste. A expectativa é de que, até o final de 2015, 100% das empresas do Amazonas estejam integradas ao processo.  

“Temos uma grande expectativa com a mudança. De todos os projetos da administração tributária, esse é o que mais traz benefícios diretos para os empresários”, comenta Neto, lembrando que, entre aqueles que participaram do projeto-piloto, ficou evidente não só a redução de custos, como também a diminuição da burocracia. “No modelo atual, demora-se de um ou dois meses para autorizar uma impressora. O sistema vem simplificar tudo isso”, detalha. Neto ressalta a iniciativa gaúcha no processo de implantação da NFC-e, destacando a iniciativa da Companhia de Processamento de Dados do Rio Grande do Sul (Procergs), que oferece o serviço de autorização de notas para qualquer estado do País que não tenha infraestrutura tecnológica para certificar o recebimento das notas. 

Empresas destacam redução de custos e oportunidades de melhorar gestão

A redução de custos para as empresas que adotam a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) pode chegar a 70%. A diminuição de despesas envolve toda a operação, desde a instalação de impressoras fiscais até a aquisição de insumos, mas, além dos valores que podem ser contabilizados, Willemann destaca que há um benefício intangível, que é a ausência da burocracia, explica Cláudio Willemann, responsável pela área de TI da rede de lojas Todimo e integrante do grupo que estuda a implementação da NFC-e.

A Todimo adotou o sistema desenvolvido pela Totvs nas 16 lojas da rede instaladas no Mato Grosso. “Os clientes, principalmente os que já têm acesso ao smartphone, gostaram muito de ter o documento online”, revela. O diretor do segmento de varejo da Totvs, André Veiga, afirma que, ao contrário do que se pregava sobre as dificuldades de infraestrutura de sistemas, o software foi desenvolvido de maneira rápida e tem um diferencial: está preparado para o caso de ocorrer alguma dificuldade de comunicação entre a loja e o ambiente virtual da Sefaz. A informação fica armazenada e assim que o link estiver disponível é enviado novamente. 

Assim como a Todimo, outras empresas que aderiram ao novo procedimento de emissão de nota fiscal para o consumidor atestam que os benefícios superam em pouco tempo os custos com a mudança, que não exige equipamentos específicos, mas necessita de conexão com a internet e hardware para fazer a transmissão de dados. 

Diante da oportunidade de mudança, algumas companhias, como a Paquetá, têm buscado soluções ainda mais promissoras para a gestão de processos. O gerente corporativo de sistemas de TI da rede, Gervásio Scheibel, diz que a equipe de implementação foi provocada a elaborar um modelo para a Paquetá e que as ideias foram tão promissoras, que a adesão, a princípio feita em uma única etapa, ganhou mais cinco etapas de mudança. Hoje, em duas das lojas da rede, as notas eletrônicas para os consumidores finais já estão sendo emitidas, com vantagens sentidas tanto pelos vendedores quanto pelos clientes.

O hardware para comunicação entre a loja e o ambiente virtual da Sefaz está instalado nos equipamentos tradicionalmente usados para compras com cartão. Com isso, os próprios vendedores registram a compra e emitem a NFC-e, que é impressa como um comprovante de compra. No documento, há o número de chave para consulta do documento no banco de dados da Sefaz-RS e um QR Code, que possibilita, com uso de smartphones, o direcionamento para o documento. A emissão só é possível para compradores com cartão da loja, mas Scheibel esclarece que a próxima etapa do projeto é a liberação para compras com cartões de débito e crédito.

O objetivo é integrar informações arquivadas no equipamento com bancos de dados da empresa, fazendo com que, durante o atendimento ao cliente, o vendedor consiga identificar se tem produto em estoque ou mesmo comunicar a ausência de algum item. Para os gestores da loja, também será possível identificar o potencial de venda de cada funcionário. “O número de informações que vamos obter pelo dispositivo é muito rico. A NFC-e veio para gerar economia, nós vamos pegar essa economia e converter em investimento na nova metodologia”, detalha. A Paquetá prevê investir R$ 5 milhões para automatizar todas as unidades.

O Banrisul desenvolveu uma solução semelhante, que a partir de agora está à disposição das empresas que quiserem migrar para o novo ambiente. Em parceria com a consultora em informática 3ia.com e a Verifone do Brasil, a instituição adaptou os mesmos equipamentos de compra com cartão para emissão da NFC-e. Como o sistema é sem fio, o próprio atendente pode emitir a nota para o cliente, mesmo quando o pagamento for feito em dinheiro. Junto com a nota eletrônica, sai também o comprovante de pagamento quando a transação for feita em cartão. Segundo o diretor de operações e tecnologia, Carlos Aluisio Vaz Malafaia, a proposta facilita a alteração de processos da empresa a um custo menor.

A NFC-e também contém um campo específico destinado ao código de barras dos produtos - que só é exigido para as empresas que trabalham com essa ferramenta. “A principal motivação em utilizar o código de barras  no projeto NFC-e é que esse é o padrão de identificação mais utilizado nos produtos, especialmente no varejo”, reforça o presidente da GS1 Brasil - Associação Brasileira de Automação, João Carlos de Oliveira. Com a medida, é possível acompanhar todo o trajeto da mercadoria, desde sua produção até chegar às mãos do consumidor.

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